PDCA: como usar a metodologia de gestão no dia a dia do negócio
Plan, Do, Check, Act. Em português, Planear, Executar, Verificar, Agir: estas palavras funcionam como mantra em diversas áreas de negócio. Formam o Ciclo PDCA, que é uma das principais metodologias de administração de empresas.
O Ciclo PDCA é uma ferramenta essencial para guiar a execução de estratégias e acções. Muitas vezes, as empresas pulam a etapa de planeamento e vão directamente para a execução, o que torna as estratégias mais frágeis; noutros casos, deixam de avaliar as suas acções e perdem a oportunidade de melhorar seus resultados.
Então, o PDCA lembra que existem quatro etapas essenciais para melhorar processos e solucionar problemas das empresas, num ciclo contínuo de optimização. Sem uma delas, pode perder-se o conceito para o qual foi "desenhada" esta metodologia.
Neste artigo, vamos conhecer melhor o Ciclo PDCA e entender como esta metodologia pode ajudar o seu negócio a ter melhores resultados.
O que é o Ciclo PDCA?
Ciclo PDCA é uma metodologia da área de gestão empresarial que define as quatro principais acções para melhorar processos: Planear, Executar, Verificar e Agir. O objetivo do PDCA é gerar melhorias contínuas de processos e produtos, a fim de resolver problemas.
O PDCA, criado originalmente para a área de qualidade das empresas, visa identificar e corrigir falhas de desenvolvimento e processos. Então, quando uma empresa identifica um problema ou uma necessidade, deve percorrer estas quatro etapas para tentar encontrar uma solução.
É importante também ficar claro que o PDCA é um ciclo contínuo. Isto significa que, no final, pode sempre revisitar-se o planeamento e recomeçar o ciclo, sempre em busca de melhorias. Os processos podem e devem ser sempre aprimorados.
Como surgiu o Ciclo PDCA?
As origens do Ciclo PDCA remetem à década de 1930, nos Estados Unidos. Naquela época, o estatístico Walter Shewhart adaptou o método científico de hipótese, experimentação e avaliação para o campo da estatística.
Shewhart desenvolveu uma ferramenta cíclica, com base nas etapas do método científico (planear, fazer e avaliar), mas adicionou a etapa do agir, que fundamentava o começo do próximo ciclo. O estatístico aplicou esse método no controle de qualidade das indústrias e, assim, começou a ganhar visibilidade na área da administração.
Mais tarde, William Edwards Deming foi responsável por popularizar o método PDCA, ao aplicar o ciclo em empresas japonesas na década de 1950.
Mas, diferente do PDCA, que era voltado para indústrias, Deming aplicou a metodologia no controle de qualidade de organizações de diversos sectores. Para se diferenciar, mudou a terceira etapa do ciclo para Study (estudar), transformando a sigla em PDSA.
Actualmente, PDCA e PDSA são usados como sinónimos, mas também há quem conheça estas metodologias pelos nomes de Ciclo de Shewhart ou Círculo de Deming — em referência aos seus principais estudiosos.
Quais as etapas do Ciclo PDCA?
Planear (Plan)
O planeamento é o começo de tudo. Esta é a primeira etapa do Ciclo PDCA, em que a empresa identifica um problema ou uma necessidade e define os caminhos para a sua resolução.
É a altura de efectuar o levantamento das informações sobre o problema, realizar um diagnóstico da situação, estabelecer as metas e objectivos do plano e definir os indicadores de sucesso (KPIs). Desta maneira, são estabelecidas as bases do plano e a visualização daquilo que deve ser alcançado.
Executar (Do)
A segunda etapa corresponde ao activar o plano de acção. Na execução, é importante seguir o que foi definido no planeamento para não ocorrerem desvios.
Alguns ajustes, geralmente, são necessários. Mas, se as mudanças forem muito drásticas, é bom voltar ao planeamento e identificar quais os erros que causaram os desvios. Desta maneira, a etapa de execução pode ser entendida como um teste para analisar se a solução proposta é viável.
Verificar (Check)
Durante e depois da execução, é preciso analisar os resultados. É importante que essa avaliação ocorra desde o início da execução para agir o quanto antes. A partir dos dados de verificação, podem aprimorarem-se os processos e melhorá-los para o futuro.
Nesta etapa, entram em acção os KPIs que foram definidos no planeamento. Os KPIs indicam se os resultados alcançaram as metas, e se a empresa conseguiu atingir seus objectivos. Por outro lado, se forem identificadas falhas e brechas, elas precisam ser corrigidas.
Agir (Act)
A última etapa do ciclo, após a recolha e verificação dos resultados, consiste em transformar estes resultados em acções de melhoria. Se a empresa teve bons resultados, o processo deve ser padronizado, sem perder oportunidades de aprimoramento e optimização. Se foram identificadas brechas, elas devem ser corrigidas para evitar resistências no processo.
Portanto, esta etapa finaliza o Ciclo PDCA, mas também é o ponto de partida para reiniciá-lo. A partir das correcções da etapa de acção, pode e deve-se iniciar um novo ciclo seguindo as novas directrizes aprendidas com o processo. Assim, adopta-se a mentalidade de melhoria contínua.
Porque deve adoptar o PDCA?
O Ciclo PDCA serve para melhorar a gestão de processos de uma empresa. Os principais motivos para adoptar essa metodologia:
- Aumenta o controle sobre os processos da empresa;
- Define as acções que devem ser seguidas, sem pular etapas;
- Foca na qualidade do processo, a fim de aumentar a eficiência e o valor das entregas;
- Promove a melhoria contínua, em constante aprendizado e evolução;
- Aumenta a competitividade da empresa;
- Permite identificar e corrigir falhas com agilidade e até prevenir problemas;
- É uma metodologia fácil de aplicar, de rápido aprendizado;
- É uma metodologia versátil, que pode ser aplicada em qualquer área de negócio.
Quando adoptar o PDCA?
O PDCA pode ser adoptado para resolver diversos tipos de problema, em qualquer sector de actuação e em qualquer área dentro da empresa. Até mesmo em situações pessoais é possível aplicar este método.
Quando as empresas identificam uma necessidade ou problema, podem aplicar as etapas: Planear, Executar, Verificar e Agir.
É o caso, por exemplo, quando a empresa detecta uma queda na facturação (problema) e o marketing deve criar uma campanha de anúncios para aumentar as vendas. Outro exemplo é quando a empresa percebe uma perda de produtividade da equipa (problema) e deve criar campanhas de motivação e engajamento entre os colaboradores.
Diante destes problemas, a empresa deve planear estas campanhas, colocar em acção, verificar o desempenho e agir em cima das falhas para recomeçar o ciclo de melhoria contínua.
Como aplicar o Ciclo PDCA na sua empresa?
A aplicação do Ciclo PDCA nas empresas requer, primeiramente, a compreensão da equipa sobre a metodologia e suas etapas. Os colaboradores devem entender como funciona o PDCA e tomarem a consciência sobre a importância de seguir as etapas para melhorar os processos.
Muitas vezes, essa mudança de mindset da equipa exige encontros e conversas dos gestores com os colaboradores. Desta forma, a empresa promove a integração e o engajamento para a aplicação eficaz do Ciclo.
No momento da aplicação, é importante traçar as etapas, responsáveis e prazos do Ciclo PDCA, de maneira que a metodologia seja aplicada correctamente. A equipa deve saber quais são os objetivos da aplicação da metodologia e quais resultados que devem alcançar com ela.
Assim como propõe o PDCA, a empresa deve também planear, executar, verificar e agir na aplicação da própria metodologia.
4 erros comuns ao aplicar PDCA
Ao aplicar o PDCA, é importante ter atenção em alguns pontos para não cair em erros que as empresas costumam cometer:
1. Falta de planeamento
Pular a etapa de planeamento é um dos erros mais comuns, não somente no PDCA, mas em qualquer metodologia. Ao identificar um problema, é normal que as empresas queiram logo corrigi-lo. Mas é importante planear como vai ser resolvida a situação e traçar as etapas do ciclo.
2. Abordagem top down
- A aplicação do PDCA não deve ser algo imposto de cima para baixo, ou seja, de forma hierárquica dos gestores para os colaboradores. A equipa deve ser envolvida para entender a metodologia e aplicar no seu dia a dia. Caso contrário, a empresa vai encontrar resistência na aplicação do Ciclo PDCA.
3. Falta de critérios na verificação
- Na etapa de verificação, algumas empresas cometem o erro basearem-se nas suas percepções, em vez de utilizar dados. Para verificar se a solução adoptada foi a correcta, é importante ter KPIs definidos e usar formas de avaliação de feedback que gerem dados concretos. Somente a partir deles é possível tomar decisões acertadas.
4. Falta de acompanhamento
- As empresas lidam com inúmeros processos ao mesmo tempo. Por isso, é comum perder o controle sobre o andamento do Ciclo PDCA, já que muitas prioridades se cruzam. Para evitar esse erro, pode ser necessário automatizar determinadas tarefas, que dispensem a necessidade de acompanhamento humano.
Fonte: Erich Casagrande